Die meisten Tierschutzvereine sind buchhalterisch überversorgt oder unterversorgt – selten passend. Diese Anleitung zeigt den pragmatischen Mittelweg für Vereine mit bis zu ca. 500.000 EUR Jahresvolumen.
01EÜR reicht in den meisten Fällen
Solange der Verein nicht bilanzierungspflichtig ist (Umsatz > 600.000 EUR oder Gewinn > 60.000 EUR im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie ist einfacher, günstiger und für das Finanzamt völlig ausreichend – solange die vier Sphären (ideell, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) sauber getrennt werden.
02Pragmatischer Kontenrahmen
| Bereich | Beispielkonten |
|---|---|
| Ideeller Bereich | Mitgliedsbeiträge, Geldspenden, Sachspenden, Zuschüsse |
| Vermögensverwaltung | Zinsen, Mieterträge, Kapitalerträge |
| Zweckbetrieb | Fundtierpauschalen, Tierpensionen, Vermittlungspauschalen |
| Wirtschaftl. Geschäftsbetrieb | Merchandise, Feste, Sponsoring mit Gegenleistung |
| Ausgaben Tier | Tierarzt, Futter, Medikamente, Unterbringung |
| Ausgaben Verwaltung | Büro, Versicherung, Software, Reisekosten |
03Kassenführung: Bargeld ist Risiko
- Tageskasse mit unveränderbarem Kassenbuch (Software oder gebundenes Buch).
- Tägliche Zählung mit zwei Personen bei Beträgen > 500 EUR.
- Wochenweise Einzahlung auf das Vereinskonto; nie langfristig Bargeld halten.
- Bei Festen und Sammlungen: Zählprotokoll mit zwei Unterschriften.
04Belege richtig ablegen
Scannen Sie jeden Beleg zeitnah (max. 30 Tage), verknüpfen Sie ihn mit der Buchung und archivieren Sie ihn revisionssicher. Das Papieroriginal darf danach vernichtet werden, sofern die Digitalisierung den GoBD-Anforderungen entspricht (Verfahrensdokumentation vorhanden!).
05Ehrenamt oder Steuerberater?
Für die laufende Buchung reicht ein sorgfältiger Ehrenamtlicher mit passender Software. Für Jahresabschluss, Steuererklärung und Freistellungsbescheid empfiehlt sich ein steuerlicher Berater mit Vereins-Erfahrung – die jährlichen Kosten sind gegenüber dem Risiko einer verlorenen Gemeinnützigkeit vernachlässigbar.
Häufige Fragen
- Müssen wir doppelte Buchführung machen?
- Nein, solange die Grenzen (600.000 EUR Umsatz / 60.000 EUR Gewinn im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb) nicht überschritten werden. EÜR ist ausreichend und wird vom Finanzamt akzeptiert.
- Wie lange müssen wir Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?
- 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Zuwendungsbescheinigungen. 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
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