Die Tierakte ist das Herzstück jeder Tierschutzorganisation – und gleichzeitig der häufigste Stolperstein bei Veterinäramts-Kontrollen. Wer sie sauber führt, kann Aufnahme, Medizin, Verhalten und Vermittlung lückenlos belegen, gegenüber Behörden Rechenschaft ablegen und im Streitfall den eigenen Sorgfaltsmaßstab beweisen. Wer sie aus Zeitnot vernachlässigt, riskiert Auflagen, Bußgelder und im schlimmsten Fall den Widerruf der § 11-Erlaubnis.
Dieser Ratgeber zeigt, was eine moderne Tierakte enthalten muss, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wie der Wechsel von gewachsenen Excel-Listen auf eine digitale Akte in der Praxis funktioniert – ohne dass mitten in der Aufnahme-Saison etwas verloren geht.
01Was ist eine Tierakte – und wer braucht sie?
Eine Tierakte ist die tierbezogene Dokumentation aller relevanten Ereignisse vom Zugang bis zum Abgang. Jedes Tier bekommt einen eindeutigen Datensatz – mit Identität (Chip, Tätowierung, Fotos), medizinischer Historie, Verhaltensprofil, Unterbringung, Kommunikation mit Interessenten und Vermittlungsverlauf.
Pflicht ist die Tierakte für jede Einrichtung mit § 11 TierSchG-Erlaubnis (Tierheime, gewerbliche Pflegestellen, Auffangstationen) sowie für Vereine, die Fundtiere in Verwahrung nehmen. In der Praxis betrifft das jede Tierschutzorganisation, die auch nur zeitweise Tiere hält – unabhängig von der Rechtsform.
02Pflichtangaben: Was muss zwingend rein?
Die Mindestanforderungen ergeben sich aus mehreren Rechtsquellen, die parallel gelten. Wer eine Angabe vergisst, erfüllt die jeweilige Vorschrift nicht – egal wie sauber der Rest dokumentiert ist.
| Bereich | Mindestangaben | Grundlage |
|---|---|---|
| Identität | Chip- oder Tätowier-Nr., Art, Rasse, Geschlecht, Farbe, Fotos | TierSchG, Chip-Pflicht (länderabhängig) |
| Zugang | Datum, Herkunft (Fund/Abgabe/Ausland), abgebende Person oder Behörde | TierSchG § 11, Fundrecht §§ 965 ff. BGB |
| Medizin | Impfungen, Wurmkur, Kastration, Diagnosen, Behandlungen, Tierarzt | TÄHAV, TAMG |
| Verhalten | Charakter-Einschätzung, Sozialverhalten, Vermittlungsindikation | Sorgfaltspflicht Vermittlung |
| Vermittlung / Abgang | Datum, Abnehmer, Schutzvertrag, ggf. Rückgabe oder Verbleib | Vertragspflicht, Nachweis Vermittlungssorgfalt |
03Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss was gespeichert werden?
| Unterlage | Frist | Grund |
|---|---|---|
| Tierakte (Kern) | 10 Jahre nach Abgang | Sorgfalts- und Nachweispflicht, Verjährung |
| Tierärztliche Abgabebelege | 5 Jahre | TAMG § 51 (Antibiotika: mind. 5 Jahre) |
| Zuwendungsbescheinigungen | 10 Jahre | AO § 147 |
| Schutz- und Pflegeverträge | 3 Jahre nach Vertragsende | BGB Regelverjährung |
| Fundtier-Anzeigen an Behörde | dauerhaft | Fundrecht, Beweissicherung |
04Excel vs. digitale Tierakte
Excel-Tabellen sind der pragmatische Einstieg – aber sie skalieren schlecht. Ab etwa 30 aktiven Tieren, mehreren Pflegestellen oder wechselnden Ehrenamtlichen kippen die typischen Probleme:
- Mehrere Personen editieren gleichzeitig, Änderungen überschreiben sich.
- Impftermine und Nachkontrollen werden nicht automatisch erinnert – Fristen laufen ab.
- Fotos, Verträge und Befunde liegen verstreut in E-Mails und WhatsApp.
- DSGVO-Auskünfte oder Löschungen sind händisch kaum sauber umsetzbar.
- Bei Kontrolle fehlt eine konsolidierte Sicht pro Tier auf Knopfdruck.
Eine digitale Tierakte löst diese Punkte im Kern: Ein zentraler Datensatz, Rollen- und Rechte-System, automatische Fristen-Erinnerungen, verknüpfte Dokumente und Fotos, sowie ein Audit-Log, das jede Änderung nachvollziehbar macht.
05Umstieg in 5 Schritten – ohne Datenverlust
- Bestandsaufnahme: alle aktiven Tiere in einer letzten Excel konsolidieren, Duplikate bereinigen, Chip-Nummern prüfen.
- Pflichtfelder festlegen: welche Angaben sind bei Neuaufnahme künftig zwingend? (Foto, Chip, Herkunft, Impfstatus)
- Migration in Wellen: erst aktuelle Bestände importieren, dann historische Tiere Monat für Monat nachziehen.
- Rollen definieren: wer darf lesen, ändern, vermitteln, freigeben? Ehrenamtliche brauchen keinen Vollzugriff.
- Parallelbetrieb für 4 Wochen: Excel wird nur noch nachgeführt, das neue System ist Leitsystem. Danach Excel archivieren.
Häufige Fragen
- Muss ich für jedes Fundtier sofort eine Akte anlegen?
- Ja. Sobald ein Fundtier in Verwahrung genommen wird, entstehen Fundpflichten nach BGB und tierschutzrechtliche Dokumentationspflichten. Die Akte startet mit Fundort, -zeit, Finder und Anzeige an die Fundbehörde.
- Wie lange muss ich Tierakten aufbewahren?
- Als Faustregel: 10 Jahre nach Abgang des Tieres. Für tierärztliche Abgabebelege und Antibiotika-Dokumentation gelten mindestens 5 Jahre nach TAMG.
- Reicht Excel für ein kleines Tierheim?
- Für den Einstieg ja. Ab ca. 30 aktiven Tieren, mehreren Pflegestellen oder wechselnden Ehrenamtlichen wird eine spezialisierte Software wirtschaftlicher – vor allem wegen Fristen-Automatik, Rollenrechten und DSGVO-Auskünften.
Vom Ratgeber in die Praxis – mit PawManager+
Tierakte, Fundtier-Meldung, Schutzverträge und Zuwendungsbescheinigungen sind in PawManager+ vorbereitet – so erfüllen Sie die hier beschriebenen Pflichten ohne Mehraufwand.