Software-Entscheidungen im Ehrenamt sind selten Bauchentscheidungen – und noch seltener rückholbar. Wer einmal Bestände, Spenden und Vermittlungen in einem System hat, wechselt nicht so schnell wieder. Umso wichtiger ist es, vor der Auswahl die Kriterien zu klären, die im Alltag wirklich zählen.
011. Datenschutz und Serverstandort
Verarbeitet die Software personenbezogene Daten in der EU? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Sind Datenexport und Löschung DSGVO-konform umgesetzt? Ohne saubere Antworten hier ist alles andere zweitrangig.
022. Rollen- und Rechtekonzept
Ehrenamtliche brauchen keinen Vollzugriff. Pflegestellen sehen idealerweise nur ihre Tiere. Der Vorstand braucht Auswertungen, aber keinen Zugriff auf medizinische Details jedes Einzeltiers. Prüfen Sie, wie granular das Rollen-System ist – und ob es sich ohne Entwickler anpassen lässt.
033. Tierakte als 360°-Sicht
Kann ich auf einen Klick sehen, was mit einem Tier bisher passiert ist – von Aufnahme über jede Impfung, jede Kommunikation mit Interessenten bis zur letzten Nachkontrolle? Wenn nicht, wird die Doku wieder zur Zettelwirtschaft.
044. Vermittlungssichten für Interessenten
Öffentliche Vermittlungs-Profile mit SEO-freundlichen URLs sind heute Standard. Prüfen Sie: eigenes Design möglich? Datenschutz-Filter (welche Felder sind öffentlich?). Statusübergänge (reserviert / vermittelt) automatisch synchron?
055. Fundtier-Modul und Kommunen-Abrechnung
Kann die Software Fundanzeigen erzeugen, Verwahrungsfristen automatisch berechnen und einen Fundtier-Kostenbeleg für die Kommune generieren? Für Vereine mit kommunalem Auftrag ist das der wirtschaftlich wichtigste Punkt.
066. SEPA-Lastschrift und Zuwendungsbescheinigung
Erzeugt die Software gültige pain.008-XML-Dateien? Werden Zuwendungsbescheinigungen im amtlichen Muster automatisch generiert – inklusive Vereinfachung bis 300 EUR? Wenn nein, bleibt die Buchhaltung Handarbeit.
077. Mehrmandantenfähigkeit
Führen Sie mehrere Standorte, Ortsgruppen oder Auslandsprojekte? Dann ist eine echte Multi-Tenant-Architektur mit klarer Trennung, aber gemeinsamer Auswertung Gold wert.
088. Auslandstierschutz-Workflow
TRACES, EU-Heimtierausweis, Quarantäne, Transporte – prüfen Sie, ob die Software den Auslands-Workflow abbildet oder Sie ihn parallel in Excel führen müssen.
099. Rollierendes Backup und Audit-Log
Automatische, geografisch getrennte Backups sind nicht optional. Ebenso wichtig: ein Audit-Log, das nachvollziehbar macht, wer wann was geändert hat – Grundlage jeder Vorstands- und Prüferbewertung.
1010. Migrationspfad aus Excel / Alt-System
Wie kommen die Bestandsdaten rein? Gibt es einen Import-Assistenten, Mapping-Vorlagen und einen Testlauf-Modus? Ohne Migrationspfad wird der Umstieg zum Projekt, das nie startet.
1111. Preismodell und Kostenwahrheit
Nutzerabhängig, tierabhängig, modulweise? Rechnen Sie Ihr realistisches 3-Jahres-Szenario durch – inklusive Ehrenamtlichen, die im Peak (z.B. Kastrationssaison) hinzukommen.
1212. Community und Weiterentwicklung
Wird die Software aktiv weiterentwickelt? Gibt es Feedback-Kanäle, Roadmap und regelmäßige Releases? Tote Software ist im Ehrenamt teurer als teure Software.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Einführung einer Tierheim-Software realistisch?
- Für einen mittelgroßen Verein mit 30–80 aktiven Tieren zwischen 4 und 12 Wochen – abhängig von Datenqualität im Alt-System und Verfügbarkeit ehrenamtlicher Schlüsselpersonen.
- Können wir mehrere Software-Systeme parallel nutzen?
- Technisch ja, praktisch nein. Doppelpflege bricht spätestens nach 3 Monaten zusammen. Besser: ein Leitsystem, an das Nebensysteme über Schnittstellen andocken.
- Was passiert mit unseren Daten, wenn wir die Software wechseln?
- Das ist die wichtigste Frage vor der Auswahl. Bestehen Sie auf einem vollständigen, maschinenlesbaren Export (CSV oder JSON) aller Ihrer Daten – vertraglich zugesichert.
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