Die meisten Vereine scheitern nicht am neuen System, sondern am Umstieg. Wer Migrationsarbeit unterschätzt, landet mit halb gefüllten Datensätzen im Livebetrieb – und pflegt am Ende beide Systeme parallel.
01Schritt 1: Datenaudit
- Alle bestehenden Quellen listen: Excel, Word, Papier, alte Software, Mailfächer.
- Datenmenge grob schätzen (Anzahl aktive/historische Tiere, Personen, Spender).
- Qualitätsstufen definieren: aktuell/lückenhaft/veraltet – jeweils mit Migrationsstrategie.
- Verantwortliche pro Datenquelle benennen (nur eine Person pro Quelle).
02Schritt 2: Mapping erstellen
Übersetzen Sie jedes Feld der Altdaten auf ein Feld im Zielsystem. Wo es keine 1:1-Entsprechung gibt, entscheiden Sie: Zielfeld erweitern, neues Freifeld anlegen oder Feld aussortieren. Dokumentieren Sie die Entscheidung – sonst diskutieren Sie sie in sechs Monaten erneut.
03Schritt 3: Testlauf mit echten Daten
Führen Sie mindestens einen kompletten Import in eine Test-Instanz durch. Prüfen Sie 20 zufällige Datensätze pro Kategorie manuell auf Vollständigkeit. Erst wenn dieser Test ohne Fehler durchläuft, planen Sie das Cutover.
04Schritt 4: Cutover
- Freeze der Altdaten (keine neuen Einträge in Excel!).
- Delta-Export der Änderungen seit dem Testlauf.
- Finaler Import in die Produktionsumgebung.
- Stichprobenprüfung mit 3 verschiedenen Personen.
- Formale Freigabe durch den Vorstand.
- Kommunikation an alle Ehrenamtlichen: neues System ab Datum X.
05Schritt 5: Nachbereitung
Behalten Sie die Altdaten mindestens 12 Monate in einem Read-Only-Archiv – bei Nachfragen oder Streitfällen brauchen Sie den historischen Stand. Dokumentieren Sie den Migrationsprozess als Verfahrensdokumentation nach GoBD, falls buchhalterische Daten betroffen waren.
Häufige Fragen
- Sollen wir auch historische Tiere migrieren?
- Aktive Tiere und Vermittlungen der letzten 3 Jahre lohnen den vollen Aufwand. Ältere Daten reichen oft als PDF-Archiv – sofern keine steuer- oder haftungsrelevanten Informationen betroffen sind.
- Was tun, wenn Spalten in Excel uneinheitlich befüllt sind?
- Vor der Migration bereinigen. Ein Import mit inkonsistenten Formaten (Datum, Chip-Nummer, Telefon) verursacht später mehr Aufwand als eine eintägige Bereinigungssession.
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