Die meisten Vereine scheitern nicht am neuen System, sondern am Umstieg. Wer Migrationsarbeit unterschätzt, landet mit halb gefüllten Datensätzen im Livebetrieb – und pflegt am Ende beide Systeme parallel.
Dieser Ratgeber hat zwei Teile: Zuerst ein schrittweiser Einstieg für kleine, ehrenamtlich geführte Vereine, die heute mit Excel, WhatsApp-Gruppen und einzelnen Dokumenten arbeiten. Danach der ausführliche Migrationsplan für Organisationen mit umfangreichen oder historischen Datenbeständen.
01Von Excel und WhatsApp zu PawManager+: So gelingt kleinen Tierschutzvereinen der Einstieg
Ein kleiner Verein muss nicht zwangsläufig seine gesamte bisherige Verwaltung auf einmal umstellen. Wie groß der erste Schritt sinnvollerweise ist, hängt davon ab, welche Daten vorhanden sind und wie die Abläufe heute laufen. Der folgende Ablauf ist eine Orientierung – keine feste Einführungsdauer und keine Garantie für einen reibungslosen Umstieg.
Schritt 1: Überblick verschaffen
Schreiben Sie auf, welche Informationen der Verein derzeit wo verwaltet – in welcher Excel-Liste, welcher WhatsApp-Gruppe, welchem Ordner:
- Tiere und ihre Stammdaten (Name, Tierart, Chipnummer, Aufnahmedatum)
- Pflegestellen und der aktuelle Aufenthaltsort jedes Tieres
- Interessenten und laufende Vermittlungen
- Schutzverträge
- Medizinische Informationen wie Impfungen, Entwurmungen, Tierarztbesuche
- Zuständigkeiten: Wer kümmert sich um was?
- Dokumente und Fotos
Markieren Sie danach die Abläufe, die gerade aktiv sind und täglich Arbeit machen – zum Beispiel „Wo ist welcher Hund und wer betreut die Vermittlung?“. Mit diesen Abläufen fangen Sie an.
Schritt 2: Mit einem überschaubaren Datenbestand beginnen
Ein naheliegender Startpunkt sind die Tiere, die der Verein aktuell betreut. Für die Übernahme gibt es drei Wege, die sich kombinieren lassen:
| Weg | Wann sinnvoll | Was es in PawManager+ dafür gibt |
|---|---|---|
| Manuelle Erfassung | Wenige aktive Tiere, Daten liegen verstreut vor | Tierakte direkt in der Oberfläche anlegen, Fotos und Dokumente hochladen |
| Vorbereiteter Datenimport | Eine gepflegte Excel-Liste mit vielen Tieren oder Personen existiert | CSV-Import für Tiere und Personen mit herunterladbarer Vorlage (Details weiter unten) |
| Spätere Übernahme historischer Daten | Abgeschlossene Vermittlungen und Altfälle aus früheren Jahren | Als eigene, spätere Etappe planen; Behandlungen, Patenschaften und Dokumente aus Altsystemen gehören nicht zum Selbstbedienungsimport |
Schritt 3: Zuständigkeiten festlegen
Legen Sie fest, wer im Verein welche Aufgaben übernimmt, und richten Sie für diese Personen eigene Zugänge ein. PawManager+ arbeitet mit Rollen je Aufgabenbereich, zum Beispiel Admin, Vermittlung, Pflege, Tierarzt, Buchhaltung und Ehrenamt. Eine typische Aufteilung in einem kleinen Verein:
- Vereinsvorstand: Verwaltung der Organisation und der Zugänge
- Vermittlungsteam: Interessenten, Vorkontrollen, Vermittlungen
- Pflegestellenbetreuung: Pflegestellen und Tierzuordnungen
- Ehrenamtliche: nur die Bereiche, die sie für ihre Aufgabe brauchen
Schritt 4: Einen vollständigen Ablauf ausprobieren
Spielen Sie einen echten Fall einmal komplett durch. Beispiel: Ein Hund lebt auf einer Pflegestelle. Das Vermittlungsteam muss wissen, wo er ist, was über ihn bekannt ist und wie weit die Vermittlung ist.
- Der Hund wird mit Stammdaten und Foto als Tierakte angelegt.
- In der Pflegestellenverwaltung wird er der Pflegestelle zugeordnet – damit ist der Aufenthaltsort für alle Berechtigten sichtbar.
- Impfungen, Entwurmungen und Tierarztbesuche werden in der Tierakte im medizinischen Verlauf eingetragen.
- Meldet sich ein Interessent, wird er als Person erfasst und mit der Vermittlung verknüpft; Vorkontrolle und spätere Nachkontrolle werden dort dokumentiert.
- Statt Rückfragen in der WhatsApp-Gruppe sieht das Vermittlungsteam den Stand direkt in der Tierakte.
Klappt dieser eine Ablauf, wissen alle Beteiligten, wo welche Information hingehört – und Sie erkennen, wo Ihre bisherigen Listen Lücken hatten.
Schritt 5: Weitere Bereiche schrittweise übernehmen
Wenn der erste Ablauf im Alltag funktioniert, können weitere Aufgaben folgen – in der Reihenfolge, die für Ihren Verein am meisten Entlastung bringt:
- Vermittlungen und Schutzverträge (Vorlagen im Dokumentenbereich)
- Vor- und Nachkontrollen
- Spenden – Kontoauszüge und PayPal-Berichte lassen sich einlesen, Zuwendungsbestätigungen erstellen
- Mitgliederverwaltung
- Aufgaben, Termine und weitere Verwaltungsaufgaben
Wichtig: WhatsApp verschwindet dadurch nicht automatisch. Bewährt hat sich die Regel, dass Absprachen im Chat bleiben dürfen, verbindliche Informationen zu Tier, Pflegestelle und Vermittlung aber im System festgehalten werden.
Kleiner Einstieg oder umfangreiche Migration?
| Kleiner Einstieg | Umfangreiche Migration |
|---|---|
| Aktive Daten zuerst übernehmen | Gesamten Datenbestand vorbereiten |
| Wenige zentrale Abläufe einrichten | Mehrere Bereiche koordiniert umstellen |
| Zuständigkeiten schrittweise festlegen | Berechtigungen und Datenqualität umfassend prüfen |
| Weitere Daten nach Bedarf ergänzen | Historische Daten systematisch übernehmen |
02Für größere Datenbestände: der ausführliche Migrationsplan
Die folgenden Schritte richten sich an Organisationen mit vielen Tieren, mehreren Jahren Historie oder einem Altsystem. Die Fachbegriffe kurz erklärt: Beim Datenaudit verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Datenquellen. Mapping heißt, jedes alte Feld einem neuen Feld zuzuordnen. Cutover ist der Umstellungstag, ab dem nur noch das neue System gilt.
Schritt 1: Datenaudit
- Alle bestehenden Quellen listen: Excel, Word, Papier, alte Software, Mailfächer.
- Datenmenge grob schätzen (Anzahl aktive/historische Tiere, Personen, Spender).
- Qualitätsstufen definieren: aktuell/lückenhaft/veraltet – jeweils mit Migrationsstrategie.
- Verantwortliche pro Datenquelle benennen (nur eine Person pro Quelle).
Schritt 2: Mapping erstellen
Übersetzen Sie jedes Feld der Altdaten auf ein Feld im Zielsystem. Wo es keine 1:1-Entsprechung gibt, entscheiden Sie: Zielfeld erweitern, neues Freifeld anlegen oder Feld aussortieren. Dokumentieren Sie die Entscheidung – sonst diskutieren Sie sie in sechs Monaten erneut.
Schritt 3: Testlauf mit echten Daten
Führen Sie mindestens einen kompletten Import in eine Test-Instanz durch. Prüfen Sie 20 zufällige Datensätze pro Kategorie manuell auf Vollständigkeit. Erst wenn dieser Test ohne Fehler durchläuft, planen Sie das Cutover.
Schritt 4: Cutover (Umstellungstag)
- Freeze der Altdaten (keine neuen Einträge in Excel!).
- Delta-Export der Änderungen seit dem Testlauf.
- Finaler Import in die Produktionsumgebung.
- Stichprobenprüfung mit 3 verschiedenen Personen.
- Formale Freigabe durch den Vorstand.
- Kommunikation an alle Ehrenamtlichen: neues System ab Datum X.
Schritt 5: Nachbereitung
Behalten Sie die Altdaten mindestens 12 Monate in einem Read-Only-Archiv – bei Nachfragen oder Streitfällen brauchen Sie den historischen Stand. Dokumentieren Sie den Migrationsprozess als Verfahrensdokumentation nach GoBD, falls buchhalterische Daten betroffen waren.
03So sieht der Import in PawManager+ konkret aus
Damit Sie das Mapping aus Schritt 2 nicht im luftleeren Raum planen: In PawManager+ gibt es einen Selbstbedienungsimport per CSV-Datei für zwei Bestände – Tiere und Personen. Für beide steht eine Vorlage mit Beispielzeile zum Herunterladen bereit.
| Bestand | Spalten in der CSV-Vorlage | Pflichtspalten |
|---|---|---|
| Tiere | name, species, breed, sex, color, birth_date, chip_number, intake_date | name, species |
| Personen | first_name, last_name, email, phone, street, postal_code, city, role | last_name |
- Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT (z. B. 2026-01-15) vorbereiten.
- Tierarten als Kurzwert eintragen (z. B. hund, katze, kleintier).
- Spenden nicht von Hand übertragen: Kontoauszüge und PayPal-Berichte (CSV, XLS, XLSX) lassen sich im Finanzbereich einlesen und als Spenden übernehmen.
- Behandlungen, Patenschaften oder Dokumente aus Altsystemen gehören nicht zum Selbstbedienungsimport – planen Sie diese als eigene Etappe oder sprechen Sie die Übernahme mit uns ab.
Häufige Fragen
- Sollen wir auch historische Tiere migrieren?
- Aktive Tiere und Vermittlungen der letzten 3 Jahre lohnen den vollen Aufwand. Ältere Daten reichen oft als PDF-Archiv – sofern keine steuer- oder haftungsrelevanten Informationen betroffen sind.
- Was tun, wenn Spalten in Excel uneinheitlich befüllt sind?
- Vor der Migration bereinigen. Ein Import mit inkonsistenten Formaten (Datum, Chip-Nummer, Telefon) verursacht später mehr Aufwand als eine eintägige Bereinigungssession.
- Müssen wir als kleiner Verein alles auf einmal umstellen?
- Nein. Sie können mit den aktuell betreuten Tieren und einem zentralen Ablauf wie der Pflegestellenzuordnung beginnen und weitere Bereiche später ergänzen. Entscheidend ist, dass für jede Information klar ist, ob sie schon im neuen System oder noch in der alten Liste geführt wird.
- Was passiert mit unseren WhatsApp-Gruppen?
- Sie können weiterlaufen. Sinnvoll ist eine klare Regel: Kurze Absprachen im Chat, verbindliche Informationen zu Tier, Pflegestelle, Vermittlung und Gesundheit im System. Chatverläufe werden nicht automatisch übernommen.
- Welche Dateien lassen sich in PawManager+ importieren?
- Tiere und Personen per CSV-Datei nach Vorlage; Kontoauszüge und PayPal-Berichte als CSV, XLS oder XLSX im Finanzbereich. Excel-Listen speichern Sie dafür als CSV. Andere Bestände wie Behandlungen oder Dokumente aus Altsystemen sind nicht Teil des Selbstbedienungsimports.
Quellen und Einordnung
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 – EUR-Lex
- § 147 Abgabenordnung – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung
Verfasst von Redaktion PawManager+ · Zuletzt aktualisiert: . Die verlinkten Vorschriften beziehen sich, soweit nicht anders genannt, auf Deutschland; in Österreich, der Schweiz und einzelnen Bundesländern können abweichende Regeln gelten. Der Artikel ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder tierärztliche Beratung.
Vom Ratgeber in die Praxis – mit PawManager+
PawManager+ hilft, die hier beschriebenen Abläufe zu dokumentieren und nachzuhalten. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften bleibt bei eurer Organisation.